Dans le cadre de l’exploitation du site internet www.contodeo.com (le « Site »), de l’espace client professionnel y afférent et de l’application mobile Contodeo (l’« Application »), la société W-HA est amenée à collecter des données à caractère personnel (« Données »). La solution Contodeo permet aux clients professionnels de W-HA de proposer différents moyens de paiement à leurs clients finaux (en ligne, en magasin ou en mobilité). A cette occasion, W-HA est amené à traiter les Données relatives :  

• Aux représentants et collaborateurs de ses clients professionnels (ci-après, « Marchands ») ;  
• Aux éventuels distributeurs de la solution Contodeo agissant via un mandat d’IOBSP (Intermédiaire et Opérations de Banque et Services de Paiement) (ci-après, « Distributeurs ») ;
• Aux clients finaux des Marchands (ci-après, « Client finaux ») ;
• A tout visiteur du Site, qu’il soit Marchand, Distributeur, Client final ou autre (ci-après, « Utilisateur »).

Les Marchands, Distributeurs, Client Finaux et Utilisateurs sont ci-après désignés collectivement « Personnes Concernées ».

W-HA s’engage à traiter ces Données conformément à la réglementation applicable, notamment le Règlement (EU) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données (« RGPD »), et la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 dite Informatique et Libertés (« LIL ») (ci-après collectivement la Règlementation »).

La présente politique de protection des données personnelle (ci-après la « Politique ») est destinée à informer les utilisateurs du Site, de l’espace client y afférent et de l’Application ainsi que les Personnes Concernées des conditions dans lesquelles les traitements de leurs Données sont réalisés et des droits dont ils disposent sur ces traitements et Données.

SOMMAIRE

1. RESPONSABLE DES TRAITEMENTS ET DELEGUE A LA PROTECTION DES DONNEES
2. COMMENT COLLECTONS-NOUS VOS DONNEES ?
3. QUELLES SONT LES DONNÉES TRAITÉES ?
4. POURQUOI W-HA TRAITE VOS DONNÉES, SUR QUELS FONDEMENTS ET POUR COMBIEN DE TEMPS ?
5. QUELS SONT LES DESTINATAIRES DE VOS DONNÉES ?
6. VOS DONNÉES SONT-ELLES TRAITÉES HORS UE ?
7. QUELS SONT VOS DROITS ?
8. COMMENT VOS DONNÉES SONT-ELLES SÉCURISÉES ?
9. MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES

1. RESPONSABLE des traitements ET DELEGUE A LA protection des donnees

Le responsable de traitement est la société W-HA, société anonyme dont le siège social est situé au 31 Place Ronde, 92800 Puteaux, France, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 433 506 433 (« W-HA » ou « nous »).

Le Délégué à la protection des données de W-HA est le cabinet Ubiquity Avocats ; adresse : 25 rue de Lübeck, 75116 Paris, France ; email : dpo@ubiquity-avocats.com.

2. COMMENT COLLECTONS-NOUS vos données ?

W-HA collecte les Données par les moyens suivants :  

• Les Données des Marchands sont collectées soit directement auprès d’eux, soit par l’intermédiaire des Distributeurs. Certaines Données peuvent également être collectées indirectement par l’intermédiaire de nos partenaires ou des autorités compétentes, notamment afin de nous assurer de l’exactitude des Données collectées auprès des Marchands ou par l’intermédiaire des Distributeurs ;
• Les Données des Distributeurs sont collectées directement auprès d’eux. Certaines Données peuvent également être collectées indirectement par l’intermédiaire de nos partenaires ou des autorités compétentes, notamment afin de nous assurer de l’exactitude des Données collectées auprès des Distributeurs ;
• Les Données des Clients Finaux sont collectées uniquement par l’intermédiaire des Marchands ;
• Les Données des Utilisateurs du Site sont collectées directement auprès d’eux soit via les formulaires présents sur le Site ou auxquels le Site renvoie(formulaires de renseignement, de demande de support, d’exercice des droits RGPD), soit via les cookies utilisés sur le Site. Pour plus d’informations sur les cookies, vous pouvez consulter notre Politique dédiée aux cookies accessible depuis la page Cookies . 

3. QUELLES SONT LES DONNÉES TRAITÉES ?

W-HA ne traite une donnée ou une catégorie de données que si elle est strictement nécessaire à la finalité poursuivie. W-HA traite les catégories de données suivantes :

Concernant les Marchands :

• Données d’identification : Prénom, nom du représentant légal et du contact administratif, login, N° client, RUM, ID contrat, type de contrat, statut du contrat (actif / inactif), date de souscription, date de validation, statut du compte (dossier fermé / dossier ouvert) ;
• Données de contact : Adresse de l’établissement, téléphone, email professionnel du représentant légale et du contact administratif ;
• Données économiques et financières : Coordonnées bancaires du compte d’encaissement (titulaire du compte, numéro IBAN, numéro BIC, enseigne) ;
• Pièces justificatives : RIB, pièce d’identité, justificatif de domicile, extrait Kbis ;
• Données de conformité (KYB) : documents d’identité, selfie photo de la personne, justificatif de domicile, justificatifs de revenus, catégorie socio-professionnelle, contrôle PPE (personne politiquement exposée : informations sur l’origine de la fortune), sanctions financières ou incidents, date de vérification, éventuelles notes internes (champ libre), et score de risque (faible, moyen ou élevé), gabarit biométrique du visage et autres données biométriques (attribution à chaque visage d’un score unique) et score de risque (faible, moyen ou élevé). Le gabarit biométrique du visage n’est pas une donnée qui est stockée à l’issue de la vérification.
• Données issues des enregistrements des appels téléphoniques entre le Marchand et le service client : contenu des appels, dates.

Concernant les Distributeurs :

• Données d’identification : Prénom, nom du représentant légal et du contact administratif, login, N° client, RUM, ID contrat, type de contrat, statut du contrat (actif / inactif), date de souscription, date de validation, statut du compte (dossier fermé / dossier ouvert) ;
• Données de contact : Adresse de l’établissement, téléphone, email professionnel du représentant légale et du contact administratif ;
• Données économiques et financières : Coordonnées bancaires du compte d’encaissement (titulaire du compte, numéro IBAN, numéro BIC, enseigne) ;
• Pièces justificatives : RIB, pièce d’identité, justificatif de domicile, extrait Kbis.  

Concernant les Clients Finaux, seules le informations de carte bancaire (numéro et date de validité), le type de paiement et le type d’application utilisés (paiement de proximité ou paiement à distance) sont visibles par W-HA.

Concernant tout Utilisateur du Site, en fonction des fonctionnalités utilisées :

• Données d’identification : Prénom, nom,
• Coordonnées : email, numéro de téléphone (facultatif) ;
• Données relatives à la navigation sur le Site : date, heure et durée de la dernière visite sur le Site, informations relatives à la navigation, dernière page consultée, adresse IP, données de localisation. Cf. également notre politique Cookies .
• Toute Donnée communiquée volontairement notamment via les zones de texte libre présentes dans les formulaires. W-HA recommande d’éviter toute communication de Données, notamment sensibles (relatives par exemple à votre santé, vos opinions politiques, religieuses ou philosophiques, votre orientation sexuelle, etc.) via ces zones ou en tout état de cause de limiter cette communication à ce qui est strictement nécessaire au traitement de la demande. Le cas échéant, W-HA veillera à n’utiliser que les Données strictement nécessaires au traitement de la demande.

Le caractère obligatoire ou facultatif des Données collectées et les éventuelles conséquences à l’égard des Personnes Concernées d’un défaut de réponse sont précisés au moment de leur collecte. 

4. POURQUOI W-HA TRAITE VOS DONNÉES, SUR QUELS FONDEMENTS ET POUR COMBIEN DE TEMPS ?

FINALITES	PERSONNES CONCERNEES	BASE LEGALE	DUREES DE CONSERVATION
Traitements liés à la fourniture des services Contodeo
Fournir les services Contodeo	Marchands	Intérêts légitimes de W-HA à exécuter le contrat conclu avec le Marchand	Base active : Durée de la souscription aux services Contodeo. Archivage intermédiaire : 5 ans à compter de la fin de la souscription.
Gérer la relation contractuelle (exécuter les devis et commandes, traiter les résiliations, les réclamations, et demandes, facturer, recouvrer les impayés)	Marchands	Intérêts légitimes de W-HA à exécuter le contrat conclu avec le Marchand	Base active : Durée de la souscription aux services Contodeo. Archivage intermédiaire : 5 ans à compter de la fin de la souscription.
Fournir un support client téléphonique et améliorer nos services via l’enregistrement des appels passés	Marchands	Intérêts légitimes de W-HA à améliorer ses services	Base active pour les enregistrements : 6 mois à compter de l’appel. Base active pour les documents d’analyse du contenu des appels : 1 an à compter de l’enregistrement.
Faire appel à des Distributeurs pour distribuer les services Contodeo et gérer la relation contractuelle avec eux (mandat d’IOBSP, rémunération, organisation des formations relatives à la règlementation applicable)	Distributeurs	Intérêts légitimes de W-HA à exécuter le contrat conclu avec le Distributeur	Base active : Jusqu’à la clôture du compte du Marchand. Archivage intermédiaire : 5 ans à compter de la clôture du compte du Marchand.
Traitements liés aux opérations marketing
Analyser les usages des offres et des services pour proposer et promouvoir des fonctionnalités et services similaires ou complémentaires	Marchands	Intérêts légitimes de W-HA à promouvoir ses activités	Base active : Durée de la souscription aux services Contodeo.
Envoyer des newsletters aux Marchands	Marchands	Intérêts légitimes de W-HA à promouvoir ses activités	Base active : 3 ans à compter de la clôture du compte du Marchand, sauf opposition
Traitements liés aux obligations légales de W-HA, à la sauvegarde de ses intérêts et la défense de ses droits
Assurer le respect des obligations de vigilance en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (« LCB-FT ») reposant sur W-HA, en procédant à un contrôle de connaissance client systématique (KYB) à l’entrée en relation d’affaires et tout au long de cette relation	Marchands Distributeurs	Respect d’obligations légales auxquelles W-HA est soumise	Base active : Durée de la souscription aux services Contodeo pour les Marchands et pendant la durée du mandat IOBSP pour les Distributeurs.   Archivage intermédiaire : 5 ans à compter de la clôture du compte pour les Marchands et 5 ans à compter de la fin du mandat IOBSP pour les Distributeurs.
Gérer les demandes d’exercice des droits RGPD	Toutes Personnes Concernées	Respect d’obligations légales auxquelles W-HA est soumise	Base active : 3 mois à compter de la clôture du ticket afférant. Le cas échéant, les justificatifs d’identité sont conservés uniquement le temps nécessaire à la vérification de l’identité puis supprimés. Archivage intermédiaire : 5 ans à des fins de preuve et aux fins de répondre aux obligations de vigilance LCB-FT.
Gérer les contentieux	Marchands Distributeurs	Intérêt légitime de W-HA à établir les moyens de preuve nécessaires à la défense de ses droits	Base active : durée du contentieux jusqu’à décision définitive Archivage intermédiaire : jusqu’à épuisement des durées de prescription applicables et de recours
Traitements liés aux fonctionnalités du Site
Traiter les demandes de renseignements et les réclamations adressées depuis le Site	Utilisateurs	Intérêts légitimes de W-HA à permettre aux clients de faire remonter des dysfonctionnements, et à proposer un traitement efficace des demandes	Base active : 3 mois à compter de la clôture du ticket afférant. Archivage intermédiaire : 5 ans à des fins de preuve et aux fins de répondre aux obligations de vigilance LCB-FT.
Assurer la sécurité et la maintenance du Site (dépôt de cookies nécessaires)	Utilisateurs	Intérêts légitimes de W-HA à maintenir la sécurité du Site	Cf. Politique dédiée aux cookies accessible depuis la page Cookies

5. QUELS SONT LES DESTINATAIRES DE VOS DONNÉES ?

Les Données sont traitées par les destinataires suivants :

• Personnel habilité de W-HA ;
• Prestataires et partenaire de W-HA : réseaux de Distributeurs, prestataires de solutions d’acceptation de paiements, prestataires de criblage (risques liés aux personnes politiquement exposées ou aux sanctions financières par exemple), prestataires d’attribution de scoring KYB, outil CRM, outil de téléphonie, prestataire d’hébergement des Données.
• Partenaires bancaires de W-HA
• Autorités compétentes, à leur demande, dans le cadre de procédures judiciaires, de recherches judiciaires ou de sollicitations d’information ou afin de se conformer à d’autres obligations légales.

6. VOS DONNÉES SONT-ELLES TRAITÉES HORS UE ?

Les Données des Personnes Concernées sont hébergées sur des serveurs situés en France.

Dans le cadre des outils que nous utilisons, les Données des Personnes Concernées sont également susceptibles d’être traitées hors de l’Union Européenne.

En cas de transfert des Données vers un pays situé en dehors de l’Union Européenne ou de l’Espace Economique Européen, W-HA s’assure que ledit pays a fait l’objet d’une décision d’adéquation par la Commission Européenne. Dans le cas contraire, W-HA s’engage à encadrer le transfert par les instruments juridiques appropriés, notamment les Clauses Contractuelles Types de la Commission Européenne ou des règles d’entreprise contraignantes, pour autant que les conditions d’utilisation de ces instruments soient remplies.

Pour obtenir plus d’informations sur la façon dont W-HA protège les Données ou une copie des instruments juridiques mis en œuvre, les Personnes Concernées peuvent en faire la demande via le formulaire en bas de page Exercer vos droits sur vos données personnelles .

7. QUELS SONT VOS DROITS ?

Les Personnes Concernées peuvent à tout moment exercer les droits listés ci-après aux coordonnées suivantes :

Par courrier : W-HA, Gestion des données personnelles, 31 place Ronde, 92800 Puteaux

Par email : dpo@ubiquity-avocats.com

Via le Site : En remplissant le formulaire Exercer vos droits sur vos données personnelles 

Les Personnes Concernées disposent des droits suivants :

• Droit d’accès et d’information : permet (i) d’obtenir confirmation que des Données sont traitées par W-HA, (ii) d’accéder auxdites Données (droit de copie) et (iii) d’obtenir des informations relatives aux caractéristiques des traitements ;

• Droit de rectification : demander la rectification des Données si celles-ci sont inexactes ou incomplètes. Les Marchands et Distributeur peuvent également modifier à tout moment certaines de leurs Données depuis leur compte sur l’espace client Contodeo ;
• Droit à l’effacement : demander à W-HA d’effacer les Données lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires, notamment lorsque la Personne Concernée a retiré son consentement ou exercé son droit d’opposition, et pour tous les motifs énoncés à l’article 17 du RGPD. Ce droit peut toutefois être limité si le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale ;
• Droit à la limitation du traitement : obtenir la suspension du traitement des Données dans les cas définis à l’article 18 du RGPD ;

• Droit d’opposition « général » : s’opposer, à tout moment et pour des raisons tenant à la situation particulière de la Personne Concernée, aux traitements fondés sur les intérêts légitimes de W-HA. Ce droit peut être limité, notamment s’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
• Droit d’opposition à la prospection commerciale : s’opposer, à tout moment, au traitement de Données mis en œuvre à des fins de prospection commerciale, y compris au profilage s’il est lié à une telle prospection ;
• Droit au retrait du consentement : retirer le consentement à tout moment lorsqu’il a été préalablement donné. Ce retrait ne remet pas en cause la légalité du traitement effectué avant le retrait. 

• Droit à la portabilité : permet (i) d’obtenir tout ou partie des Données préalablement fournies à W-HA dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine afin de les stocker ou de les réutiliser ou (ii) de demander à W-HA de transférer ces Données à un autre organisme lorsque cela est techniquement possible. Ce droit est applicable uniquement lorsque les traitements ont pour base légale le consentement de la Personne Concernée ou l’exécution d’un contrat. 
• Droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques concernant la Personne Concernée ou l’affectant de manière significative de façon similaire ;
• Droit de demander une intervention humaine (notamment afin d’obtenir un réexamen de sa situation), d’exprimer son propre point de vue et d’obtenir une explication sur la décision prise ou de contester la décision : ce droit s’applique aux traitements impliquant une décision entièrement automatisée ayant des effets juridiques ou similaires et qui sont fondés sur l’exécution d’un contrat ou le consentement de la Personne Concernée ;
• Formuler des directives particulières concernant la conservation, l’effacement et la communication des Données post-mortem. 

S’il existe un doute raisonnable sur l’identité de la personne exerçant ses droits, W-HA pourra lui demander de joindre tout document permettant de prouver son identité. 

Si les échanges avec W-HA n’ont pas été satisfaisants, la Personne Concernée peut introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle en charge du respect des obligations en matière de données à caractère personnel. En France : Commission Nationale l’Informatique et des Libertés – CNIL, 3 place de Fontenoy TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07.

8. COMMENT VOS DONNÉES SONT-ELLES SÉCURISÉES ?

W-HA s’assure que les Données sont traitées en toute sécurité et confidentialité, y compris lorsque certaines opérations sont réalisées par des sous-traitants. A cet effet les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour éviter la perte, la mauvaise utilisation, l’altération et la suppression des Données sont mises en place. Ces mesures sont adaptées selon le niveau de sensibilité des Données traitées et selon le niveau de risque que présente le traitement ou sa mise en œuvre.

9. MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES

La présente Politique peut être modifiée à tout moment par W-HA, afin notamment de se conformer à toutes évolutions réglementaires, jurisprudentielles, éditoriales ou techniques. Toute modification sera affichée sur la page de la présente Politique, et la date de mise à jour sera actualisée. Ces modifications s’appliqueront à la date d’entrée en vigueur de la version modifiée. La Personne Concernée est donc invitée à consulter régulièrement la dernière version de cette Politique.

Dernière mise à jour le 12/06/2025

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